학원 출석부 엑셀 대신 앱으로 옮기는 법 (소규모 클래스 기준)

소규모 학원·클래스·스튜디오의 출석부는 대개 엑셀(또는 종이) 로 시작합니다. 수강생이 30명을 넘고 수강권 종류가 늘면 "누가 몇 회 남았지"를 맞추는 데 수업 준비 시간이 새어 나가죠. 이 글은 엑셀 출석부를 앱으로 옮길 때의 순서와, 옮기지 말아야 할 경우를 정리한 것입니다.

옮기지 않아도 되는 경우

• 수강생 10명 이하이고 수강권이 한 종류
• 결석 안내를 따로 보내지 않음
• 학부모 등하원 알림·수납·셔틀 관리가 필요 → 이 경우는 출석 앱이 아니라 학원 관리 프로그램(수납·알림 포함)이 맞습니다

위에 해당하지 않는 소규모 클래스라면 아래 순서로 옮기면 반나절이면 끝납니다.

1. 엑셀에서 가져갈 것 3가지만 정하기

• 수강생 이름·연락처(초대용)
• 수강권 종류와 현재 잔여 횟수
• 반(클래스)별 정기 시간표

과거 출석 이력은 옮기지 않아도 됩니다. 이관 시점의 잔여 횟수만 정확하면 앱에서 새로 쌓이기 시작합니다.

2. 모임과 반을 만든다

불씨에서 학원(스튜디오)을 하나의 모임으로 만들고, 반마다 정기 수업을 반복 이벤트로 등록합니다. 시간표가 있는 반은 5분이면 됩니다.

3. 수강생을 초대하고 수강권을 발급한다

초대 링크를 문자·카톡으로 보내면 수강생이 Google/Apple 계정으로 합류합니다(앱 설치 없이 웹도 가능). 합류한 수강생에게 엑셀의 잔여 횟수만큼 이용권을 발급하면 이관 끝입니다.

4. 첫 주는 두 가지만 확인한다

• 수업 시작 시간에 수강생이 셀프 체크인하거나 QR 을 스캔하는지(못 하는 수강생은 대리 체크인)
• 체크인 후 이용권이 1회 차감되고, 결석·사유결석으로 바꾸면 복원되는지

이 두 가지가 맞으면 엑셀은 닫아도 됩니다. 잔여 횟수 알림, 수업 전 리마인더, 결석 안내는 자동으로 나갑니다.

이관 체크리스트

• 반별 반복 이벤트 등록
• 수강생 초대 링크 발송 (승인제로 두면 외부 유입 차단)
• 이용권 발급 = 엑셀 잔여 횟수
• QR 코드 출력해 입구에 부착 (선택)
• 첫 주 체크인·차감 확인 후 엑셀 종료

수강생 출석 관리와 수강권 관리는 여기까지로 충분합니다. 수납·학부모 알림이 나중에 필요해지면 그때 학원 관리 프로그램을 검토해도 늦지 않습니다.